Automatyczne wystawianie faktur do zamówień — jak to ustawić

Wyzwalacz: opłacone, nie „nowe”

Kuszące jest wystawiać fakturę od razu po złożeniu zamówienia. Nie rób tego — dopóki płatność nie doszła, zamówienie może zostać anulowane, a Ty zostajesz z dokumentem do korekty. Właściwym wyzwalaczem jest zmiana statusu płatności na opłacone.

Warunki: odsiej to, co nie powinno się zafakturować

Typowe warunki to kanał sprzedaży (np. tylko Allegro), typ dokumentu żądanego przez klienta (faktura czy paragon) oraz kwota. Jeśli obsługujesz klientów firmowych i konsumentów, rozdziel reguły — dokumenty i tak są różne.

• Klient zażądał faktury → wystaw fakturę
• Brak żądania faktury → wystaw paragon
• Zamówienie z pobraniem → poczekaj na potwierdzenie płatności

Akcje: dokument, wysyłka do klienta, status

Akcje wykonują się po kolei i zatrzymują na pierwszym błędzie (break-on-fail). To celowe: nie chcesz sytuacji, w której klient dostał e-mail z informacją o fakturze, której nie udało się wystawić.

Dlaczego faktura nie wystawi się dwa razy

Zamówienie potrafi zaktualizować się wielokrotnie — zmienia się status, dochodzi numer przewozowy, wraca korekta z kanału. Silnik automatyzacji wykonuje każdą akcję dokładnie raz (exactly-once) i zapisuje fakt wykonania, więc ponowna aktualizacja nie generuje drugiego dokumentu. To jest różnica między automatyzacją a generatorem bałaganu w księgowości.